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Si vous n'avez pas pu respecter le délai de demande de subrogation ou si vous n'avez pu l'obtenir, vous pouvez sous certaines conditions obtenir le remboursement de la formation effectuée. Condition impérative : l'accord de l'OPCA sur le remboursement de votre formation doit être obtenu AVANT le début de cette formation.

Modalités
Etape 1 : la demande
Vous devez obtenir du formateur indépendant ou du centre de formation le programme pédagogique de la formation que vous souhaitez suivre. Ce programme doit mentionner le coût de cette formation, sa durée en heures et en jours, le détail de la formation.
Vous devez faire accompagner ce programme d'une convention de formation. Ce document est contractuel entre vous et le formateur. Il comporte le numéro de Siret du formateur (ou du centre), son numéro de déclaration d'activité de formation, ses coordonnées, le nom des salariés concernés par la formation.

Etape 2 : la prise en charge
Votre OPCA peut décider de financer tout ou partie de la formation. Il s'agit généralement d'un calcul forfaitaire qui peut prendre en compte les frais liés au formateur,

mais aussi les frais annexes tels que les déplacements ou l'hébergement du formateur. Votre entreprise doit directement voir avec son OPCA quel est le budget qui peut être consacré à cette formation. Il est impératif de ne pas commencer la formation avant d'avoir obtenu la réponse écrite de votre OPCA (accord de prise en charge). Plusieurs salariés peuvent figurer sur la même demande. Il convient de nommer chacun des salariés et de joindre une copie d'une de leurs feuilles de salaire à titre de justificatif.

Etape 3 : l'envoi des justificatifs
A l'issue de la formation, vous devez renvoyer à votre OPCA : - la facture du centre de formation ou du formateur (avec le numéro de déclaration d'activité de formation), - la facture de l'entreprise (qui facture alors l'OPCA). La facture doit correspondre à la prise en charge, - la feuille d'émargement (chaque jour de formation est signé par le stagiaire et par le formateur), - le programme pédagogique indiquant la durée, le coût et le contenu de la formation.

Etape 4 : le paiement par l'OPCA - l'OPCA effectue alors le paiement de la facture.